就職活動での電話対応、ちゃんとできていますか?

こんにちは。あさがくナビ編集部のナベです。

突然ですが皆さんは電話対応をしっかりとできていますでしょうか。

就職活動では企業に電話をかける、もしくはかかってくる機会が多くあり、電話の受け答え1つで相手への印象が大きく変わります。それだけ就活における電話対応とても重要なものです。
 私自身も就職活動中そうでしたが、面と向かっては話せても、電話ではどうしても緊張してしまいました。皆様の中にもいらっしゃるのではないでしょうか?
 そこで、今回は電話対応の基本的なマナーを紹介します。事前に勉強をしておくことで、急な電話でも緊張せずに対応することができます。また、社会人になっても役に立つマナーですのでこの就職活動中にマスターしましょう!
 

電話対応の基本的なマナー


言葉遣いには気を付ける
電話では表情が見えない為、言葉だけのやり取りになり、より一層言葉遣いには注意が必要です。ハキハキとした声で、しっかりした姿勢で話すことも、声の質が変わり、印象の良い電話となるポイントになるのでしっかりと押さえておきましょう。
また、電話の最初によく「もしもし」と言うことがありますが、「もしもし」は「申す申す」の略語であり、ビジネスマナー、電話のマナーとして失礼な言葉になります。違う言葉に置き換えて使用するように癖をつけておきましょう。例えば、「お世話になります。御社の選考を受けている△△大学の○○と申します」といったように変えるだけで、きちんとした学生だと印象付けることができるはずです。※これについては後述します。

間違えやすい敬語
「もしもし」以外の言葉遣いにも、皆さんがいつも何気なく使っている敬語が実は間違った使い方ということもあります。
よくある間違えやすい敬語を見ていきましょう。

・僕、わたし→わたくし
・今日→本日
・了解しました→承知しました
・きのう→昨日
・この前→先日
・今→只今
・ちょっと→少々
・すぐ→早速、直ちに
・一応→念のため
・さっき→先程
・後で→後程
・じゃあ→では
・あなたの会社→御社(メールやESなどでは「貴社」)
・○○(役職)様→○○(役職)(「ナベ部長様」ではなく、「部長のナベ様」が正解)

 間違えて使ってしまいそうな敬語ばかりですよね。今のうちに正しい敬語を覚えて直す癖を付けましょう!

覚えておきたいクッション言葉
また、クッション言葉を覚えておくことで電話対応がスムーズに話すことができます。相手にも柔らかい印象を与えることができる便利なフレーズなので覚えておきましょう。

最初の挨拶→「お世話になっております。」
ものを尋ねる→「失礼ですが~」、「差し支えなければ~」
依頼する→「お手数ですが~」「恐れ入りますが~」、「恐縮ですが~」
断る→「大変申し訳ございませんが~」、「あいにくですが~」

他にも多くのクッション言葉や、いろいろな言い回しがあります。覚えておくと会話がスムーズになるので、是非、電話だけでなく普段から取り入れたいですね!

電話は自分が後に切る
基本的に電話では掛けた方が先に切るのが一般的なマナーになります。
ただ例外で目上の方との電話では相手が先に切るのがマナーになります。就職活動では電話をする相手が目上の人になりますので、相手が切ることを確認してからこちらも電話を切るようにしましょう。
 ただ向こうも気を使いこちらが切ることを待つこともありますので、その際はひと呼吸おいてから切りましょう。(いきなり切るのは心象を悪くしてしまう場合があります。)
 

電話をこちらからする際の手順

①    挨拶
これは電話でなくても常識のマナーですね。まず初めに挨拶をしましょう。
(例)「お世話になっております」、「こんにちは」、「こんばんは」

②    最初に自分が誰なのかを名乗る
挨拶の次に自分が誰なのかを相手に伝えましょう。
(例)「私、〇〇大学△△学部の□□と申します。」

③    要件を伝えて採用担当者に繋いでもらう
(例)「明日の13時から御社の最終面接を控えているものなのですが、只今、採用担当者の○○様いらっしゃいますでしょうか。」

④    電話の目的を簡潔に述べ、相手に時間の確認
どんな目的で電話をしているのかを伝え、相手に時間があるか配慮をしましょう。
(例)「明日、13時からの最終面接の件でお電話しているのですが、只今お時間よろしいでしょうか。」

⑤    内容
相手が不在の場合
相手が不在の場合には、こちらから再度連絡できるように、いつ戻ってくるかを確認しましょう。
(例)「さようでございますか。〇〇様は何時頃にお戻りでしょうか?」、「承知しました。またその頃に改めさせていただきます。」
また、伝言をお願いする場合は、丁寧に電話口の相手に伝えましょう。
(例)「恐れ入りますが、伝言をお願いしてよろしいでしょうか。」

電話をしていい時間帯
目安は10時から16時の間になります。また12時からの1時間はお昼休憩の会社が多いので避けるのが好印象です。企業によって営業時間が違いますので、企業ごとの営業時間はしっかりと確認し、その上で電話をする時間をするようにしましょう。
 

企業からの電話を受ける際のポイント

要件をメモしながら聞く
企業からの電話を受けた際、口頭のやりとりの場合、重要なことを忘れてしまうケースがあります。
 また、日時や時間などの数字は重要な上に忘れてしまいがちです。しっかりとメモを取り、最後に復唱して確認をするようにしましょう。

電話を受ける場所
企業からの電話を受ける際は場所に気を付けましょう。電波状況が悪い場所や、電車内、騒がしい場所で電話を受けると聞き取れなかったりするケースがあります。なるべく静かな場所に移動し、電話を受けるようにしましょう。
 また、無理に電車内などで電話を受ける必要はありません。その場合はしっかりと電話をできる場所を確保した上で折り返しの電話をしましょう。
 

最後に

今回は就職活動で企業に電話をかける際、受ける際の基本的なマナーを紹介しました。電話の対応方法は社会人になってもずっと使えるマナーなので、今のうち覚えて周りの就活生と差を付けましょう!また、そこまで難しく考える必要はないので最低限のマナーを身に付け、元気よくハキハキ話すことを一番意識してくださいね!


【この記事を書いた人】
 

この記事を書いた人

 あさがくナビ編集部 ナベ

学生時代は就職活動をちゃんと行っていませんでした。(笑)
趣味は旅行。時間があれば国内外問わず旅行に行きます。
大学時代は1人でインドに行ったり、6日間かけてヒッチハイクで東京から福岡まで行きました。

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