就活のメールマナー！？型を押さえれば大丈夫！？
あさがくナビ編集部 もびー
就活では、面接の日程調整、日程変更、面接後のお礼など、企業とメールでやり取りをする場面が意外と多く出てきます。普段企業にメールを送る機会がないと、「どのようなメールを送ったら良いのだろう」と迷ってしまうこともあるでしょう。
ですが、実は『就活メール』にはある程度決まった書き方があるので、それを覚えると簡単に作成することができるようになります。今回は、1章で「就活メールで気をつけるべきこと」、2章で「就活メールの型」をご紹介します。
1章 就活メールで気をつけるべきこと
2章 就活メールは、型を押さえれば大丈夫！？
1章 就活メールで気をつけるべきこと
1.返信は24時間以内に
メールが届いたら、24時間以内に返信しましょう。社会人は、メールをもらってから24時間以内に返信するのが一般的であるため、それ以上の時間が立つと、レスポンスが遅いという印象を与えてしまいます。すぐに答えられない場合は、いつ頃までに返信できるかを伝えると丁寧です。ただし、営業時間以外に送ることはさけるようにしましょう。2.適切なメールアドレスを使う
名前が入ったメールアドレスを使うことをおすすめします。メールアドレスも直接選考に影響を与えることはありません。ですが、好きな芸能人やアニメのキャラクターなどの名前が入っているアドレスは使わないようにしましょう。というのも、社会人には1日何十通ものメールが届くので、誰宛からなのか分からない不審なメールは、開いてもらえない可能性が高いからです。3.件名の書き方
件名はメールの内容が一目で分かるように、「伝えたい用件」を簡潔にまとめましょう。さらに、「誰からのメール」かも一緒に記載しておくと、丁寧です。具体的書き方としては、下記の通りです。
【面接日程変更のお願い】○○(短期)大学(院)・あさがくナビ子
※【】の中には、そのメールの用件を入れましょう。【】の中が長くなってしまいそうな場合は、【日程変更のお願い】、【お願い】、【ご相談】など短くできないか考えてみてください。
また、返信する際はＲe:を残したままで構いません。 返信する際に件名を変えてしまうと、相手はどのメールについての返信かが分からなくなります。メールを遡るという手間を減らすためにも、Ｒe:を残したままにしておきましょう。
4本文は結論から書く
面接対策でも、回答をするときは結論からと言われますが、メールでも結論から書く方が読みやすいです。メールの内容をすばやく把握できるように、本文も結論から書くようにしましょう。メールの型に沿って書けば、結論から書きやすくなります。
２章 就活メールは、型を押さえれば大丈夫！？
そんなときは、まず型を真似するところから始めましょう。慣れてきたら自分が良いと思う書き方で作成してみましょう。社会人になっても使える型なので、この機会に使えるようになることをおすすめします。まずは、例文を見て全体像を捉えてみてください。
メールの型を把握するためには、「メールの構成を理解できているか」が大事になります。なので、ここからはメールの構成を5つに分けてご紹介します。
①宛名
社会人であれば、宛名を入れてメールを送ることが一般的です。
誰宛のメールかが分かるように、宛名には、「企業名(正式名所)」「部署名」「担当者氏名」を書き入れましょう。上の3つの情報全て分からない場合は、下記の内容を参考にしてみてください。
▼部署名が分からない場合➡氏名に「様」をつけるだけでも問題ありません。
▼担当者名が分からない場合➡部署名の後に「御中」をつけましょう。
▼担当者名が分かる場合➡部署名の後に「御中」はつけず、
担当者名に「様」をつけましょう。
企業名・部署名・担当者氏名をまとめて1行に書くのではなく、改行すると見やすくなります。また、採用担当者が２人いる場合は、横並びにするか一人ずつ改行するようにしてみましょう。
②挨拶
ひと言挨拶をした後、「自分の大学名」「学部学科」「名前」を書きましょう。
ひと言目の挨拶は、メールを送る相手とのやり取りの回数で異なります。
▼初めてメールを送る場合➡初めてメールをお送りします。お世話になります。
▼１度メールしたことがある場合➡お世話になっております。
③本文
本文はなるべく結論から書くようにしましょう。何のためにメールを送っているのかを１行目で伝えるように心がけると、結論から書きやすくなります。上の例文のように、面接の日程調整をするためにメールを送る場合は、感謝の気持ちを１行目で伝えてみてもいいでしょう。
また、面接や説明会などの「日程変更」する場合は、結論より先に背景を伝える必要も出てきます。下のような書き方を参考にしてみてください。
④締めの言葉
締めの言葉は、「よろしくお願いいたします。」が一般的ですが、より丁寧な表現として、「どうぞよろしくお願いいたします。/何卒よろしくお願いいたします。」などがあります。
選考日程の連絡や質問の回答を欲しい場合は、「ご連絡お待ちしております」「お忙しい中恐縮ですが、ご返答いただければ幸いです。」などという言葉を使ってみるのもおすすめです。
日程変更など急なお願いをする場合は、「お忙しいところお手数おかけしてしまい、申し訳ございません。よろしくお願いいたします。」など、相手への謝罪の気持ちを書いた上で、締めるようにしましょう。
⑤署名
署名には、「自分の名前」「大学名・学部・学科」「メールアドレス」「電話番号」を記載しましょう。宛名とひとつずつ同様に改行してみてください。署名があると人事はあなたにスムーズに連絡できるようになるので、忘れずに記載しましょう。
ここまで、『就活メール』のマナーや、具体的な書き方を見てきました。最初は慣れずに戸惑うことも多いでしょう。ですが、企業との連絡をする際に、このコラムに載っているポイントを少しずつでも意識してみてください。これを継続すると、すらすらとメールを作成できるようになります。メール作成の時間を短縮して、他のことに使える時間を増やしましょう。
この記事を書いた人
あさがくナビ編集部 もびー
大学時代は、国際系を専攻
趣味は、踊ること・食べることです。最近はサーフィンに興味があります。
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